I anleggsbransjen handler mye om tempo, tilgjengelighet og flyt. Når noe mangler, skal det løses raskt. Det er nettopp denne handlekraften som holder prosjektene i gang. Men den samme handlekraften kan også bli en stille kostnadstyv, når mange små og ustrukturerte bestillinger får flyte fritt.

Vi snakker ikke om store feil. Vi snakker om hverdagslogikk: «Vi trenger det, så vi skaffer det.» Og det fungerer. Men det koster.
kort fortalt : Små bestillinger i anleggsbransjen koster fort unødvendig mye penger.

Hvordan små bestillinger i anleggsbransjen påvirker økonomien

Små bestillinger gjort fortløpende, fra mange ulike brukere og prosjekter, blir sjelden koordinert. Det betyr at man ofte:

• Handler til hyllepris, uten rabatt, eller handler ” den andre, der, for den er jegg vant med – helelr enn det som ER forhandlet frem.
• Betaler unødvendig frakt, Fraktavtalen er fremforhandlett ved “3 tilbydett, velger den billigste” – billig er skjelden best.
• Bruker ekstra tid på hver enkelt bestilling, har dere en egen innkjøpsansvarlig eller er innkjøp et “nødvendig onde” ?
• Får flere fakturaer enn nødvendig, ett kjøp = 1 faktura ? Samle dem sammen ..

Dette er ikke unikt. Det er hverdagen på mange anlegg. Men når man ser det i sammenheng, tegner det seg et tydelig bilde:

De ustrukturerte innkjøpene spiser av marginene.

Ingen pekefinger. Bare potensial.

Det er lett å tenke at dette handler om at noen gjør noe feil. Men det stemmer ikke. Det handler om system, ikke person. Når folk løser ting på sin måte, er det fordi det fungerer der og da. Vår jobb er å gi dem verktøy som fungerer enda bedre.

Enkle grep kan gi stor effekt:

• Samkjøring av rekvisisjoner innen prosjekter
• Oversikt over hvilke varer som bestilles ofte
• Klare avtaler og smartere bestillingsrutiner
• Mer brukervennlige innkjøpsløsninger

Dette gir raskt utslag. Ikke fordi man skal kontrollere mer, men fordi man fjerner unødvendig støy.

Eksempel fra virkeligheten

Et entreprenørselskap med 11 prosjekter i drift samtidig så at antall fakturaer hadde eksplodert. Ved å gå gjennom data fant de at 40 % av leverandørfakturaene var knyttet til småkjøp under 1500 kroner. I mange tilfeller fra samme leverandør, sendt på ulike dager samme uke.

Ved å samle bestillinger til faste ukedager, og gi prosjektledere en enkel oversikt over tilgjengelige varer og avtaler, sank fakturamengden med over 30 %.

I tillegg fikk de bedre rabatter. Ikke fordi de kjøpte mindre, men fordi leverandøren fikk bedre forutsigbarhet.

Hvem eier forbedringen?

Det er ikke ett svar. Noen ganger er det prosjektleder. Andre ganger innkjøper, lageransvarlig eller økonomi. Men alle har noe å vinne på å se sammenhengen.

Start med ett prosjekt. Følg pengene. Se på mønstre. Hvor ofte bestilles det? Hva koster frakten? Hvor mange fakturaer kommer fra samme leverandør?

Ingen trenger en doktorgrad i logistikk for å se gevinstene. Det handler bare om å stille de rette spørsmålene.

Små steg. Stor effekt.

Her er fem enkle tiltak som fungerer:

1. Etabler faste bestillingsdager per prosjekt eller leverandør – der de er mulig. Uhell skjer, men det er rutinene som gjør den største forskjellen.
2. Lag en oversikt over de 20 mest brukte varene per prosjekt. Få bedre rabatter på disse
3. Gi folk tilgang til avtalte produkter i enkle systemer (app, liste, plakat). Gi klar beskjed på at “fritt valg” ikke er nødvendig.
4. Be leverandørene samle leveringer og fakturaer. Faktura en gang hver 14-dag eller 1 gang per måned ?
5. Følg opp resultater og del de gode historiene. Husk: everandørene er dine VENNER ( på godt og vondt). Bygg dem opp, sånn du gjør med gode venner.

Ingen av disse krever store investeringer. Bare litt fokus og forankring.

Det handler om verdien av struktur

Det er lett å tro at dette er et kontorproblem. At det handler om system og tall. Men sannheten er at det handler om hverdagen til de som jobber der ute.

Bedre struktur betyr mindre irritasjon, bedre flyt og mer tid til å få jobben gjort. Det er bra for prosjektet, og det er bra for bunnlinja.

Og best av alt: ingen trenger å jobbe hardere. Man bare jobber smartere.

I anleggsbransjen er det mye man ikke kan styre. Vær, grunnforhold, uforutsette hendelser. Men akkurat dette? Det kan vi faktisk ta kontroll over.

Og det gir resultater.
Kontroll på små bestillinger i anleggsbransjen gir ikke bare lavere kostnader, men bedre flyt og mindre frustrasjon.

Vil du styrke strukturen ytterligere, anbefales også vår artikkel om forbedringsarbeid i innkjøp – full av praktiske eksempler og konkrete tiltak

Skrevet av Vidar Halvorsen