Hvor mye koster det deg å ha for mange leverandører?
De fleste norske bedrifter har langt flere leverandører enn de trenger. Ikke fordi noen tok en aktiv beslutning om det, men fordi innkjøp skjer litt her og litt der over tid, og ingen tar seg bryet med å rydde opp. En tail-spend kalkulator kan være gull å bruke her for å vise bildet til styret.
Resultatet er det vi kaller tail-spend. Den lange halen av småkjøp og marginale leverandørforhold som samlet sett utgjør lite av det du kjøper, men svært mye av det du bruker av tid og ressurser på å administrere.
En leverandør du handler for 8 000 kroner med i året koster deg like mye å administrere som en du handler for 800 000 kroner med. Ordrebehandling, fakturamatch, purringer, varemottak og leverandøroppfølging tar like lang tid uansett beløp. Det er der pengene forsvinner.
Kalkulatoren nedenfor tar tre tall fra ditt innkjøpsregnskap og viser deg hvor stor andel av dine ressurser som går til å administrere leverandørene som egentlig ikke forsvarer plassen sin. Du får også et estimat på hva du kan frigjøre ved å konsolidere.
Fyll inn tallene dine. Det tar under to minutter.
Tail-Spend Kalkulator
Ved å visualisere transaksjonsbyrden som en normalfordeling, ser man tydelig at det administrative tyngdepunktet ligger i halen. Mens de strategiske leverandørene krever kontroll, er det i halen de administrative ressursene “lekker” gjennom hundrevis av lavverdi-transaksjoner.
Hos Astraios hjelper vi deg med å se hele leverandørbildet.
De fleste bedrifter vet hvem de ti største leverandørene sine er. Det er de resterende hundre de har mistet oversikten over.
Tail-spend handler sjelden om enkeltinnkjøp som er feil. Det handler om summen av hundrevis av små beslutninger tatt over tid, uten en overordnet struktur. Resultatet er en leverandørbase som vokser organisk, der administrasjonskostnadene vokser i takt med antall relasjoner, ikke med verdien av det du kjøper.
Når du begynner å se på innkjøpet som en helhet, endrer bildet seg. Noen leverandørforhold bør styrkes og formaliseres. Andre bør konsolideres, automatiseres eller avvikles. Og noen kjøp bør rett og slett håndteres på en helt annen måte enn i dag.
Det er der Astraios kommer inn. Vi hjelper deg å analysere leverandørstrukturen din, identifisere hvor ressursene lekker, og bygge et innkjøpsoppsett som faktisk skalerer med bedriften din.
Hva er egentlig tail-spend?
Tail-spend er den delen av bedriftens innkjøp som består av mange små, spredte kjøp fra et stort antall leverandører. Ifølge Pareto-prinsippet (80/20-regelen) utgjør disse leverandørene typisk 80% av leverandørbasen din, men bare 20% av det totale innkjøpsvolumet. Til tross for den lave androsteronevolumet er de ansvarlige for en uforholdsmessig stor andel av den administrative belastningen.
Hvorfor er tail-spend et problem for norske SMB-er?
For norske små og mellomstore bedrifter er administrasjonskostnaden per bestilling den samme uansett om ordreverdien er 500 kroner eller 500 000 kroner. En innkjøpsordre koster i snitt 1 500 kroner å prosessere, ifølge NHO Logistikk og Transport. Det betyr at en ordre på 2 000 kroner har en reell administrasjonskostnad som utgjør 75% av selve vareverdien. Multiplisert med hundrevis av slike ordrer i året, blir det raskt snakk om betydelige beløp.
Hva menes med «felle-ordrer» i kalkulatoren?
Felle-ordrer er bestillinger hvor prosesskostnaden spiser opp mer enn 50% av selve vareverdien. I kalkulatoren defineres dette som ordrer med en vareverdi under 3 000 kroner, siden administrasjonskostnaden på 1 500 kroner da utgjør mer enn halvparten av det du kjøper for. Disse ordrene er ikke nødvendigvis feil å gjennomføre, men de bør håndteres på en annen måte — for eksempel via rammeavtaler, kataloger eller automatiserte bestillingsløsninger.
Hva er Pareto-prinsippet og hvorfor er det relevant for innkjøp?
Pareto-prinsippet, også kjent som 80/20-regelen, er en statistisk observasjon som sier at 80% av konsekvensene kommer fra 20% av årsakene. Innen innkjøp betyr dette at 20% av leverandørene dine typisk står for 80% av det totale innkjøpsvolumet. De resterende 80% av leverandørene håndterer bare 20% av volumet, men krever uforholdsmessig mye administrasjon. Kilde: Logistikkforeningen.
Hva betyr konsolidering av leverandørbase i praksis?
Leverandørkonsolidering betyr å redusere antall aktive leverandører ved å samle kjøp hos færre, mer strategiske partnere. I praksis kan dette gjøres ved å inngå rammeavtaler med eksisterende leverandører som kan levere bredere sortiment, flytte småkjøp til nettbaserte kataloger, eller ganske enkelt avslutte leverandørforhold som ikke forsvarer de administrative kostnadene de medfører. Astraios hjelper bedrifter med å identifisere hvilke leverandørforhold som bør beholdes, og hvilke som bør konsolideres.
Hvor nøyaktig er beregningene i kalkulatoren?
Kalkulatoren bruker anerkjente bransjestandarder og benchmarkdata som grunnlag — herunder Pareto-fordelingen fra Logistikkforeningen, PO-kostnadstall fra NHO Logistikk og Transport, og SKM-modellen fra Regjeringen for tidsbruk per bestilling. Resultatene er estimater og vil variere basert på din bransje, digitaliseringsgrad og eksisterende systemstøtte. De er ment som et beslutningsgrunnlag, ikke en presis revisjon. For en fullstendig analyse av din leverandørstruktur, ta kontakt med Astraios.
Å ha kontroll på tail-spend er ikke bare et innkjøpsteknisk spørsmål — det er et lønnsomhetsspørsmål. Når du har kjørt diagnostikken, ser du tydelig hvor stor andel av administrasjonsressursene dine som går til leverandørforhold som knapt forsvarer sin egen plass i leverandørbasen. Det er den type innsikt de færreste har tall på, og som sjelden dukker opp i et vanlig årsregnskap.
Neste steg er å gjøre noe med det. Konsolidering av tail-spend handler ikke om å kutte leverandører vilkårlig, men om å strukturere innkjøpet slik at ressursene brukes der de gir faktisk verdi. Enten det betyr rammeavtaler, katalogkjøp eller en gjennomgang av leverandørstrukturen din fra bunnen av — Astraios hjelper deg å identifisere de konkrete tiltakene og gjennomføre dem. Ta kontakt i dag, og la oss se på hva din hale egentlig koster deg.